Problemy Powrotu do Biura – Relacja z Workspace Design Amsterdam

Wprowadzenie

Podczas targów Workspace Design w Amsterdamie uczestniczyłem w kilku panelach poświęconych przyszłości biur i pracy hybrydowej. Choć pandemia COVID-19 już minęła, jej wpływ na sposób pracy pozostaje ogromny. Zmieniła nasze oczekiwania, sposób myślenia o biurze i cały model współpracy.

W tym artykule omawiam najważniejsze wnioski z targów oraz kluczowe wyzwania związane z powrotem pracowników do biur.

Jak pandemia zmieniła pracę biurową?

Od pracy zdalnej do modelu hybrydowego

Podczas lockdownów większość firm przeszła na pracę zdalną. Przez ponad dwa lata normą było wykonywanie zadań z domu. Po zniesieniu ograniczeń wiele organizacji wprowadziło model hybrydowy: część dni w biurze, część w domu.

Najpopularniejszy schemat to:
1–2 dni w biurze + reszta pracy w domu.

Zmiana niepisanego „kontraktu pracy”

Przed pandemią oczekiwano, że pracownik będzie obecny w biurze przez pięć dni w tygodniu. Pandemia zmieniła to fundamentalnie. Skoro mogliśmy wykonywać pracę z domu przez długi czas, pracownicy pytają dziś:

• Dlaczego mam wracać na stałe?

• Dlaczego nie mogę być w biurze tylko dwa dni w tygodniu?

To pytania, na które firmy muszą odpowiedzieć.

Dlaczego firmy chcą, aby pracownicy wrócili do biur?

1. Potrzeba współpracy i kreatywności

Liderzy podkreślają, że najlepsze pomysły rodzą się podczas spotkań na żywo, spontanicznych rozmów czy burz mózgów w sali przy stołach konferencyjnych.

2. Budowanie relacji i mentoring

Bez fizycznej obecności trudniej o naturalne uczenie się od bardziej doświadczonych kolegów. Biuro sprzyja dzieleniu się wiedzą i współpracy.

3. Poczucie kontroli i sprawczości

Menedżerowie chcą mieć możliwość bezpośredniej pracy z zespołem. Wiele osób ma wątpliwości co do efektywności pracy wykonywanej wyłącznie w domu.

Strategie powrotu do biura: wymuszenie czy zachęcanie?

Wymuszenie – rozwiązanie ryzykowne

Polityka nakazowa prowadzi do oporu, frustracji i pogarsza atmosferę pracy. Wymuszenie zwykle szkodzi relacjom i efektywności.

Zachęcanie – strategia preferowana

Firmy coraz częściej tworzą atrakcyjne biura, oferują udogodnienia i starają się, aby pracownicy chcieli przychodzić do pracy. Przykłady:

• darmowe posiłki,

• strefy relaksu,

• nowoczesne wnętrza,

• ergonomiczne meble,

• eleganckie i solidne biurka biurowe

Nie każde rozwiązanie działa, dlatego tak ważny jest indywidualny projekt i analiza potrzeb.

Jak zaprojektować biuro, do którego ludzie chcą wracać?

Analiza potrzeb użytkowników

Projektanci i specjaliści od workplace strategy podkreślają, że podstawą jest zrozumienie:

• jak pracownicy współpracują,

• czego naprawdę potrzebują,

• w jaki sposób korzystają z przestrzeni,

• jak wygląda ich dzień pracy.

W tym celu stosuje się:

• wywiady,

• warsztaty,

• obserwacje,

• dane z czujników obecności,

• statystyki wykorzystania sal.

Tworzenie zróżnicowanych przestrzeni

Na podstawie danych projektuje się:

• otwarte strefy pracy,

• salki spotkań,

• miejsca do pracy indywidualnej,

• strefy ciszy,

• przestrzenie socjalne.

Design ma wspierać różne style pracy i różne potrzeby.

Biuro to tylko jedna część układanki

Jak zauważył projektant Hans Reinke:

• meble i przestrzeń to sprzęt,

• pracownicy to oprogramowanie,

• kultura firmy to zasilanie.

Bez wszystkich trzech elementów biuro nie będzie funkcjonować prawidłowo.

Problem: czy biuro ma miejsce dla wszystkich?

Podczas pandemii wiele firm zmniejszyło liczbę biurek pracowniczych. Dziś zdarza się, że dla 100% pracowników jest tylko 30% miejsc.
To konsekwencja hybrydowego stylu pracy i przemyślanych oszczędności.
To jednak osobny temat, wymagający dodatkowej analizy.

Powrót do biura – najważniejsze wnioski

Ludzie wrócą, jeśli biuro da im realną wartość

Aby zachęcić pracowników, biuro musi być:

• komfortowe,

• piękne,

• funkcjonalne,

• ergonomiczne,

• dobrze wyposażone.

Atmosfera jest równie ważna jak design

Pracownik musi czuć, że ma swoje miejsce – choćby symboliczne.
To naturalna potrzeba i silny psychologiczny czynnik motywacyjny.

Trend „Twój dom Twoim azylem” wchodzi do biur

Wnętrza biurowe mają dziś być tak przyjazne, jak nasze mieszkania.
Ciepłe, wygodne, kameralne – a jednocześnie profesjonalne.

Podsumowanie

Powrót do biura nie jest prostym procesem. Firmy unikają przymusu i coraz częściej stawiają na zachęcanie poprzez projektowanie nowoczesnych, przyjaznych i wielofunkcyjnych przestrzeni. Kluczem jest zrozumienie pracowników, ich potrzeb i sposobów pracy.

Jeśli biuro będzie miejscem, w którym ludzie naprawdę chcą być – powrót stanie się naturalny, a nie wymuszony.

Autor: Maciej Bartnikowski
Główny Specjalista ds. Trendów i Designu w Bartnikowski Meble